Hermes is een webapplicatie ontwikkeld in opdracht van BOSA. Dankzij Hermes kunnen leveranciers gestructureerde elektronische facturen naar al hun Belgische klanten sturen, zelfs naar klanten die deze elektronische facturen nog niet automatisch kunnen verwerken.
Belgische organisaties, met een geldig KBO nummer, die nog niet aangesloten zijn bij een commerciële Service Provider ontvangen via Hermes gestructureerde elektronische facturen. Deze gestructureerde elektronische facturen worden in het Hermes-portaal omgezet naar een leesbare vorm, PDF en via e-mail verzonden.
Op deze manier wilt BOSA het gebruik van e-facturatie via het Peppol netwerk promoten.
Als verzender moet je rekening houden met enkele voorwaarden om facturen naar Hermes te kunnen versturen:
IxorDocs is een Hermes integrator, via onze API of webapplicaties bereik je al je Belgische klanten.
Alle organisaties met een geldig KBO die niet aangesloten zijn bij een commerciële Service Provider worden automatisch geregistreerd op SMP Hermes.
Als ontvanger krijg je een mail met de leesbare vorm van het document. Bestuurders, wettelijke vertegenwoordigers en Billing Officers van jouw bedrijf kunnen inloggen op het Hermes-portaal en daar inkomende documenten raadplegen.
Wil je overstappen naar een commerciële Service Provider, dan kan je nieuwe Service Provider jouw gegevens heel eenvoudig migreren. Meer technische informatie vind je hier. Als je nieuwe Service Provider vragen hebben over de migratie procedure kunnen zij contact opnemen met peppol@bosa.fgov.be
BOSA promoot op deze manier het gebruik van gestructureerde elektronische facturatie voor zowel verzenders als ontvangers en probeert alle organisaties te overtuigen zich aan te sluiten bij een commerciële service provider.
Peppol BIS (Business Interoperability Specification) zijn een reeks technische specificaties die ontworpen zijn om een naadloze en interoperabele uitwisseling van documenten binnen het Peppol netwerk mogelijk te maken.
UBL staat voor Universal Business Language, een standaardtaal om elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Het is een bestand in XML-formaat en heeft .xml als bestandsextensie.
Via het Peppol netwerk kan je, naast facturen ook antwoordberichten uitwisselen met jouw klanten of jouw leveranciers. Er zijn 2 types antwoordberichten namelijk IMR en MLR.
Om een factuur via Peppol te verzenden, maak je een account bij een Peppol Access Point-provider. Je kent de Peppol-identificatie (PEPPOL ID) van je klant. Je bezorgt je provider de gestructureerde elektronische factuur. Je provider bezorgt je e-factuur bij het Peppol Access Point van je klant. Je klant ontvangt je factuur.
Zoals de naam al doet vermoeden, is een Peppol Access Point je toegangspoort tot het Peppol netwerk. Het is een dienst die je afneemt van een dienstverlener, zoals IxorDocs (een gecertificeerd Peppol Access Point). Door een gecertificeerd Peppol Access Point te gebruiken, kan je eenvoudig en veilig e-facturen versturen en ontvangen naar en van elke organisatie die aangesloten is bij het Peppol netwerk, ongeacht het land of de sector.
Een Peppol ID is een unieke cijfercombinatie net zoals je telefoonnummer in het telecomnetwerk. Het bestaat uit een Scheme ID (landcode) en Participant ID (organisatienummer). In België wordt hoofdzakelijk het KBO nummer gebruikt als organisatienummer, in Nederland het KVK nummer. Met dit nummer is je organisatie vindbaar in het Peppol-netwerk en kan je veilig en efficiënt e-facturen ontvangen en verzenden.
Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven elektronische handelsdocumenten kunnen uitwisselen met iedereen die in het netwerk is geregistreerd. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line.
E-facturatie is het proces van het automatisch maken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Deze digitale facturen kunnen direct en veilig worden overgedragen van het ene financiële systeem naar het andere, waarbij menselijke tussenkomst en fouten worden geminimaliseerd. E-facturatie wordt steeds meer de norm in Europa, overheden en Europese instellingen nemen strategische initiatieven om e-facturatie aan te moedigen.
